Zdarza mi się słyszeć od koleżanek z branży, że boją się zatrudniać. Obawiają się, że pracownik nie
będzie miał klientów, że zarobi tylko na siebie. Przeżywają stres związany z tym, że od pierwszych
dni pracy nowy pracownik nie ma grafiku wypełnionego zapisami. Tylko zatrudnianie nowych osób
pozwoli nam przyjmować nowych klientów i skrócić czas oczekiwania na wizytę. Poza tym warto w
zespołach wieloosobowych mieć ludzi „na zapas” i na czarną godzinę, nawet jeśli generują obrót
tylko na pokrycie swoich kosztów zatrudnienia.
Istnieje prosty wzór, który pozwala nam na zatrudnienie nowego pracownika w odpowiednim
czasie. Jeśli obłożenie grafiku wszystkich pracowników z danej kategorii zabiegowej wynosi w Twoim
salonie wynosi 80% oznacza to, że już czas na zatrudnienie kolejnej osoby. Proste. Wystarczy tylko
monitorować 2 parametry. Sprawdź liczbę godzin pracowniczych, łączny czas zabiegów, jeśli
podzielisz czas wykonywanych zabiegów przez czas pracy poznasz wykorzystanie czasu pracy
pracowników. Parametr ten jest kluczowy jeśli chcesz zatrudniać bazując na danych, a nie na
domysłach. Przykład: w salonie masz 3 manicurzystki, których łączny czas pracy wynosi 3 x 160h
(łącznie 480 h). Czas sfinalizowanych wizyt to 420 h. Dzieląc czas zabiegów, przez czas pracy
otrzymamy parametr mówiący nam o 87% obłożeniu grafiku. Oznacza to, że pilnie potrzebujesz
dodatkowej osoby do pracy, ponieważ nie jesteś w stanie przyjąć nowych klientów ( z polecenia, czy
reklamy). Jeśli parametr „obłożenia grafiku” u poszczególnych osób jest niski i wynosi maksymalnie
60%, należy odnaleźć przyczynę braku powracalności klientów u tej osoby oraz stworzyć listę zadań
dodatkowych dla personelu, który ma mniej pracy niż pozostali.
ARANŻACJA PRZESTRZENI, GABINETÓW ORAZ STANOWISK
Często jednym z największych ograniczeń w przyjmowaniu większej ilości klientów jest za mała
powierzchnia lokalu. Ściany nie są z gumy, każdy metr kwadratowy w dużych miastach kosztuje
średnio 100 zł / m2. Jeśli nie masz możliwości powiększenia siedziby o lokale sąsiadujące sprawdź czy
nie możesz zwiększyć ilości stanowisk na powierzchni, którą już posiadasz. Warto obliczyć
współczynnik, dzięki któremu poznasz moce przerobowe Twojej firmy pod kątem ilości stanowisk.
Jeśli w Twojej firmie posiadasz: 1 stanowisko do manicure i 2 gabinety zabiegowe, a każdy z nich
może być wykorzystywany przez 10 h dziennie, przez 25 dni w miesiącu to otrzymujemy wynik
maksymalnie 750 godzin, w trakcie których jesteś w stanie przy 80% obłożeniu i średniej stawce
godzinowej 100 zł/ h zarobić 60.000zł. I to jest Twoja górna granica obrotu, którą ciężko będzie Ci
przekroczyć, ponieważ nie masz fizycznie miejsca na przyjmowanie większej ilości klientów.
Co możesz zrobić, aby jeszcze DZISIAJ zwiększyć obroty firmy, przyjmując więcej klientów mimo
ograniczeń lokalowych?
Gabinet zabiegowy z jednym fotelem zaaranżuj na gabinet z 2 fotelami. Gabinety podwójne
mogą być wykorzystywane w przypadku zabiegów takich jak masaże dla dwojga, zabiegi dla
przyjaciółek. W przypadku zabiegów nie wymagających intymnej atmosfery (przedłużanie
rzęs, stylizacja brwi) gabinet może być 2 stanowiskowy bez uszczerbku na jakości zabiegu.
Zmniejsz długość biurek do zabiegu manicure. Zastanów się czy blat szerokości 130 cm jest
konieczny do wykonywania manicure w komfortowych warunkach. Skrócenie powierzchni do
100 cm spowoduje, że zamiast 3 stanowisk zmieścisz 4, a powierzchnia zabiegowa nadal
będzie wystarczająca. Gdy dokonaliśmy takiej zmiany w jednym z naszych lokali personel w
pierwszym momencie nie zauważył nawet zmiany aranżacji.
Jeśli wykonujesz zabiegi z zakresu medycyny estetycznej, zwiększysz ilość przyjmowanych
klientek, gdy zaaranżujesz 2 poczekalnie. Jedną dla klientek oczekujących, a drugą dla
klientek, które już czekają ze znieczuleniem na zabieg. Klientka nie musi znieczulać się w
gabinecie (których masz ograniczoną ilość), może czekać w przyjemnie zaaranżowanej
poczekalni, daleko od wzroku wchodzących i wychodzących klientów.
OPTYMALIZACJE GRAFIKÓW i PROWADZENIE LIST REZERWOWYCH
Bardzo ważną rolę w optymalizacjach grafików, które mają na celu przyjmowanie większej ilości
klientów odgrywa recepcja. Recepcja powinna:
Prowadzić listy rezerwowe, dla klientów którzy czekają na termin last minuit. Listy
rezerwowe są bardzo pozytywnie odbierane przez klientów, którzy mają poczucie, że zależy
nam na ich przyjęciu, a my dokładamy wszelkich starań do tego, aby zorganizować dla nich
terminy.
Potwierdzać wizyty, aby zmniejszyć ilość klientów, którzy nie pojawią się na wizycie. W Ulala
klienci dostają od nas sms wysłany automatycznie z systemu 12 h przed wizytą, dodatkowo e
mail przypominający, oraz ponownego smsa w sytuacji, gdy nie potwierdzą terminu po
otrzymaniu pierwszego przypomnienia. Kontaktujemy się z klientami do skutku, aby w razie
zwolnienia terminu zaproponować termin komuś z listy rezerwowej.
Podsuwanie wizyt przez pracownika recepcji w celu likwidacji przerw, które uniemożliwiają
dokonanie zapisu może mieć znaczny wpływ na liczbę dodatkowych terminów, których
moglibyśmy nie mieć zostawiając grafik w wersji pierwotnej.
WYDŁUŻENIE CZASU OTWARCIA SALONU, którego nie należy mylić z wydłużeniem czasu pracy
pracowników. Ludzie, którzy u nas pracują mają prawo do tego, aby nie robić nadgodzin, nie mogą
być do nich przymuszani, natomiast podejmując pracę w danej firmie zobowiązują się do
świadczenia usług w godzinach otwarcia danej firmy. Salon kosmetyczny, który jest otwarty przez 10
h dziennie (10-20), nie obsłuży takiej liczby klientów jak firma która jest otwarta 12 h dziennie (9-21).
Firma otwarta 2 godziny dłużej każdego dnia pozwoli nam średnio o 60 h wydłużyć czas pracy salonu.
Jeśli do tego wydłużymy godziny otwarcia w soboty i w niedziele, nagle okaże się że nie musisz
wynajmować dodatkowego lokalu i możesz zatrudnić dodatkowego pracownika, bo jednak jesteś w
stanie przyjąć więcej klientów .
WPROWADZENIE ZMIAN 12 GODZINNYCH (praca co 2 dzień) również ma wpływ na to, że w jednym
lokalu, na ograniczonej ilości stanowisk, może pracować więcej osób, niż w przypadku zmian
codziennych 7-8 godzinnych. Na 27 pracowników Ulala Day Spa, tylko 4 osoby preferują pracę 8
godzinną, pozostali pracują na zmianach 12 godzinnych i uważają ją za atut. Gdyby wszyscy
pracownicy chcieli pracować na zmianach codziennych 8 godzinnych bylibyśmy w stanie zatrudnić
tylko tyle osób ile mamy stanowisk. Wprowadzenie zmian 12 godzinnych spowodowało, że
pracownik nadal wyrabia etatowy czas pracy, ale nie mamy problemu z brakiem wolnych stanowisk.
WPROWADZENIE ELASTYCZNEGO GRAFIKU również przyczynia się do zwiększenia liczby
przyjmowanych klientów. Jeśli w danym dniu pracownik ma 4 godzinną lukę na początku lub końcu
dnia, może przyjść do pracy później lub wyjść wcześniej, ale obowiązkowo dopisuje te 4 godziny do
grafiku innego dnia. Tym sposobem zyskujemy 4 godziny w innym dniu, w którym
prawdopodobieństwo zapisu klienta wzrasta, a pracownikowi który rozliczany jest prowizyjnie też się
to bardziej opłaca.
OPTYMALIZACJA GODZIN PRACOWNICZYCH
Już przed zatrudnieniem pracownika poinformuj go o tym, jak wyglądają zasady pracy w gorących
okresach w ciągu roku w twojej firmie. Unikniesz buntu i pretensji, gdy będziesz wymagała większej
dyspozycyjności w kluczowych okresach roku, ponieważ pracownik dokonał świadomej decyzji
dotyczącej zatrudnienia się w Twojej firmie. Praca przed długimi weekendami, w okresie
świątecznym, w wakacje to czas kiedy zainteresowanie usługami branży beauty jest większe. W
przypadku gorących okresów grafik może być optymalizowany w taki sposób, aby w pierwszej części
miesiąca pracownik miał więcej wolnego, lub wykorzystał urlop, a zwiększył liczbę godzin pracy w
okresie, kiedy mamy większe zainteresowanie danymi zabiegami. Jeśli pracownik pozna zasady
pracy oraz zasady układania grafików z wyprzedzeniem, nie będzie rozżalony brakiem wolnego
sylwestra, czy majówki.
Zastanów się co możesz zrobić, aby nie odmawiać swoim klientom. Pamiętaj, że zadaniem klienta nie
jest błaganie o termin, a Twoim profesjonalnym obowiązkiem jest świadczenie usług klientom,
którzy już skorzystali z Twoich usług i są pod Twoją opieką. W rozwoju firmy nie chodzi o rewolucję
tylko ewolucję. Może wprowadzisz listy rezerwowe, a może jeden z gabinetów przearanżujesz na 2
stanowiskowy. Nie trać klientów, zaplanuj małe, wielkie zmiany już dziś!
